Konsultupphandling – gissel eller möjlighet?
Frågorna kopplade till dagens konsultupphandling är många och ofta svåra att besvara. Ofta är det snårigt både för den som vill upphandla och för den som vill leverera en tjänst.
– Konsultupphandling är ett extremt komplext arbete, och det är inte konstigt att både beställare och utförare ofta tycker att det är svårt. Att ha en bra modell för upphandling är ett sätt att få schysstare villkor för båda parter, inledde Marcus Rydbo, Norconsult, som tillsammans med sin kollega Maria Mattsson höll föredrag för drygt 70 personer under CMB:s Bygglunch den 15 december.
Norconsult har lång erfarenhet från LOU-upphandling av olika typer av konsulttjänster. Marcus Rydbo och Maria Mattsson, som är verksamma inom affärsområdet Arkitektur och Samhällsplanering på Norconsult, delade med sig av sina erfarenheter och gav sin syn på några av frågeställningarna.
Vad har beställaren tänkt sig, och vad fick man?
Att förfrågningsunderlagen är utformade på rätt sätt är centralt för att beställaren ska få det som efterfrågas. I de fördjupade exempel som presenterades under lunchen nämndes bland annat:
- krav på inställelsetid
- antal externa kursdagar
- godtycklighet vid utvärdering
- svårigheter att göra likvärdig bedömning vid referenstagning
- utvärderingsmodellens utfall – viktas priset på rätt sätt?
– Ofta används krav på inställelsetid som ett försök att få in lokala konsulter, men då finns det bättre metoder. När det gäller krav på externa kursdagar kan även detta vara problematiskt om det gäller ett större konsultbolag som kanske håller i relevanta utbildningar för sin personal internt inom företaget. Vid utvärderingar kan det vara svårt för konsulten, så länge det inte finns mycket tydliga instruktioner, att veta hur man ska svara för att få bra poäng. Även referenstagning kan vara problematiskt eftersom det inte finns något standardförfarande inom branschen. Slutsatsen av detta är att upphandlande part noga bör tänka igenom vad som ger utfallet när utvärderingarna görs, sade Maria Mattsson.
– I ett av våra exempel hade upphandlaren ställt krav på vite vid byte av konsult, men man garanterade samtidigt inget jobb! När kraven är så hårt formulerade beror det ju inte på att upphandlande part vill vara ”dum” - det finns alltid en orsak och historia till kravställningarna - men det gäller att fundera över om de är rimliga, menar Marcus Rydbo, och nämner att allt fler företag numera ställer krav på äganderätt till till exempel modellfiler. Detta är något helt annat än nyttjanderätt, och innebär att leverantören skulle lämna ifrån sig hela sitt utvecklingsarbete och blotta affärshemligheter.
Otydliga förfrågningsunderlag och ogenomtänkta krav i upphandlingen kan i värsta fall leda till att en konflikt byggs in i samarbetet redan från start.
– Om det byggs in konstigheter i upphandlingsprocessen så så riskerar det att få långsiktiga negativa konsekvenser för relationen mellan upphandlande part och den som levererar tjänsten. Till exempel så kan fast arvode i alla skeden få konsekvensen att leverantörerna väntar in att ”någon annan” ska driva processen framåt och mycket tid läggs på att bevaka vem som gör vad. Det blir helt enkelt en onödigt tung och kontraproduktiv process, konstaterade Maria Mattsson.
Vad kan göras för att förbättra upphandlingsprocessen?
Det finns flera saker att tänka på både för upphandlande part och för konsultföretagen. Att tänka på för beställare:
- Tydliga instruktioner
- Standardisering, till exempel genom AMA AF Konsult 10
- Följ ABK
- Ha en specificerad omfattning utifrån branschstandard (Arkitektens uppdrag, Konstruktörens uppdrag, osv.)
- Följ noggrant analyserade utvärderingsmodeller (inte enbart hänsyn till lägsta priser, och styr erfarenhet och kompetens så att de ger faktiskt utfall)
- Gör intervjuer
- Ställ rimliga krav på miniminivåer på timpris
– En god utvärdering kan till exempel baseras till 20 procent på timpriset, 20 procent på referenstagning och 60 procent på prestation – men då är det också viktigt att vara medveten om vad det är som bedöms. Tänk gärna i två delar, och skilj på dem: kvaliteten är en del, priset den andra, menar Marcus Rydbo.
Att tänka på för leverantör:
- Läs förfrågningsunderlaget i god tid, och upplys beställaren om det finns ”feltänk” i underlaget
- Ställ frågor i god tid
- Håll koll på skallkraven
- Överklagande – finns det något att vinna? Om inte, överklaga inte – det är bara att slösa med tid och pengar.
